Meer tijd voor je cliënten. Minder tijd aan randzaken.
Ik ben Stéphanie Koops
zelfstandig juridisch secretaresse
Ik bied flexibele ondersteuning, precies wanneer jij dat nodig hebt.
Van een eenmalige opdracht tot een langdurige samenwerking.
Als advocaat wil je je tijd besteden aan je cliënten en zaken, niet aan een overvolle mailbox, het gereedmaken en indienen van producties en processtukken, of het bewaken van termijnen.
Heeft jouw kantoor geen eigen secretariaat? Of kun je tijdelijk extra ondersteuning gebruiken tijdens drukte, ziekte of vakantie? Dan help ik graag.
Al enkele jaren ondersteun ik advocatenkantoren door heel Nederland, zowel structureel als incidenteel. Bij sommige kantoren log ik dagelijks in om te kijken wat ik kan oppakken, terwijl andere kantoren mij slechts een paar keer per jaar inschakelen voor een specifieke opdracht, zoals het gereedmaken van producties bij een processtuk of het samenstellen en indienen van een procesdossier.
Je hoeft mij niet structureel in te schakelen. Of het nu gaat om een paar uur ondersteuning of een langdurige samenwerking: je schakelt mij alleen in wanneer je mij nodig hebt. Geen minimum aantal uren of andere verplichtingen, maar ondersteuning wanneer jouw kantoor daar behoefte aan heeft.
Tijdens mijn dienstverband bij een advocatenkantoor zei een van de partners weleens tegen mij: “Stéphanie, jouw naam zou hier op de gevel moeten staan. Jij doet alles, behalve pleiten.” Dat compliment is me altijd bijgebleven. Het vat eigenlijk in één zin samen waar ik al jarenlang met veel plezier voor zorg.
Ik werk nauwkeurig, denk graag mee en hou ervan om zaken goed te regelen. Mijn doel is simpel: ervoor zorgen dat jij je kunt richten op je cliënten en inhoudelijke werkzaamheden, terwijl ik op de achtergrond zorg dat alles soepel verloopt.
Secretariële ondersteuning
Als advocaat wil je je tijd besteden aan je cliënten en zaken, niet aan administratieve en secretariële werkzaamheden. Ik neem deze werkzaamheden graag uit handen, zodat jij je kunt focussen op de declarabele werkzaamheden.
Je kunt mij onder andere inschakelen voor:
• het gereedmaken van producties en processtukken;
• het digitaal en per post indienen van processtukken;
• het samenstellen van procesdossiers;
• roladministratie en termijnbewaking;
• correspondentie met rechtbanken, gerechtshoven en wederpartijen;
• mailbox- en dossierbeheer;
• debiteurenbeheer;
• verhinderdata verzamelen/opvragen/indienen;
• inschrijven cursussen, bijhouden punten;
• het opstellen en versturen van opdrachtbevestigingen;
• overige secretariële werkzaamheden.
Omdat ik beschik over een eigen medewerkerspas van de Nederlandse orde van advocaten kan ik, na de benodigde machtigingen, namens jou handelingen verrichten in het roljournaal.
Daarnaast werk ik al bijna tien jaar met BaseNet en ben ik ook bekend met diverse andere softwaresystemen die binnen de advocatuur worden gebruikt.
Printen - fysieke processtukken en post
Ondanks de digitalisering moeten processtukken en correspondentie nog regelmatig op papier worden ingediend of verzonden. Dat betekent printen, sorteren, tabbladen plaatsen, inbinden, enveloppen (en soms zelfs dozen) klaarmaken en ervoor zorgen dat alles op tijd de deur uitgaat.
Niet ieder advocatenkantoor beschikt over een printer die geschikt is voor omvangrijke dossiers. Ik beschik over professionele apparatuur voor het printen, inbinden en verwerken van grote dossiers. Het samenstellen van een procesdossier of een omvangrijke productiebundel kost bovendien al snel meerdere uren.
Die werkzaamheden neem ik je graag uit handen.
Of het nu gaat om het fourneren van een dossier, een procesdossier in eerste aanleg voor hoger beroep, omvangrijke productiebundels of alleen de dagelijkse uitgaande brieven: ik zorg ervoor dat alles netjes wordt geprint, geordend, ingebonden en tijdig wordt verzonden of ingediend bij de juiste instantie.
Stéphanie Koops
In 2023 ben ik voor mezelf begonnen. Een van mijn eerste opdrachten als zelfstandige was het ondersteunen bij de opstart van twee nieuwe advocatenkantoren. Van het inrichten van dossiers en systemen tot de dagelijkse ondersteuning: het was uitdagend, maar vooral ook heel erg leuk.
Inmiddels werk ik voor twaalf verschillende kantoren. Die afwisseling vind ik erg leuk. 's Morgens bel ik eerst achter een nog niet ontvangen arrest aan. Daarna stuur ik betalingsherinneringen uit, maak ik producties gereed voor een processtuk en vervolgens komt er een spoedklus tussendoor: er moet direct nog iets worden ingediend! Ik sluit de dag af met het nalopen van de lay-out en opmaak van een aantal brieven voordat ze de deur uitgaan. O ja.. kunnen er misschien ook nog twee sommatiebrieven met de post mee?
Ik werk met een overzichtelijk tijdschrijfsysteem, zodat elk kantoor precies weet wat ik wanneer heb gedaan en hoeveel tijd daaraan is besteed. Duidelijk en transparant.
